การจัดการกับสิ่งรบกวนสำนักงาน ตอนที่สอง – งานที่ไม่จำเป็น

การจัดการกับสิ่งรบกวนสำนักงาน ตอนที่สอง

งานที่ไม่จำเป็น

งานที่ไม่จำเป็นคือตัวฆ่าประสิทธิภาพการทำงานที่เงียบเชียบในสภาพแวดล้อมสำนักงาน โดยไม่จำเป็น ฉันไม่ได้หมายความว่างานจะไม่เสร็จ แต่งานที่สำคัญกว่าควรเป็นแบบอย่าง งานเหล่านี้เป็นสิ่งเล็กน้อย กิจกรรมเวลา “ศูนย์” ที่อาจใช้วันทำงานของคุณหากไม่เลือก ตัวอย่างที่นึกถึง ได้แก่ การจัดการกับอีเมล การเข้าร่วมการประชุม และการต่อสู้กับแอปพลิเคชันในสำนักงานทั่วไป

มีสามสิ่งง่ายๆ ที่คุณสามารถทำได้เพื่อต่อสู้กับกิจกรรมการชะล้างเวลา

1. มีวินัย

อีเมลบุกรุกในวันของคุณ? นี่เป็นวิธีแก้ปัญหาง่ายๆ…. หยุดตรวจสอบ ใช่ คุณได้ยินฉันถูกแล้ว หยุดตรวจสอบอีเมลของคุณ คุณไม่สามารถอ่านหรือตอบกลับสิ่งที่คุณไม่เคยเปิด ก่อนที่คุณจะเข้าสู่ส่วนลึกของการต่อต้านสังคม ให้ฉันมีคุณสมบัติตามคำกล่าวของฉัน หยุดอ่านและตอบกลับอีเมลทันทีที่อีเมลเข้ามา ตั้งเวลาเฉพาะในการอ่านและตอบกลับอีเมล ต่อต้านสิ่งล่อใจที่จะตอบสนองทันทีมีวินัย หากคุณกำลังใช้ Outlook คุณอาจเข้าไปและปิดคุณลักษณะนี้เพื่อแจ้งให้คุณทราบเมื่อมีข้อความใหม่มาถึง คุณไม่สนใจว่าข้อความจะมาถึงเมื่อใด คุณจะเช็คอีเมลตอนห้าโมงเย็นจนถึงตอนนี้ อีเมลเป็นเหมือนประตูห้องน้ำหลังจากที่ลุงแฟรงค์ไปเยี่ยม ไม่ควรเปิดทิ้งไว้ให้นานที่สุด

2. รับการจัดระเบียบ

วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการจัดการกับการประชุมมาราธอนคือการจัดระเบียบ หากคุณเป็นผู้จัดงาน ให้เตรียมวาระที่ชัดเจนและปฏิบัติตามนั้น มอบหมายให้ใครสักคนเป็นผู้รักษาเวลา สล็อตออนไลน์ เมื่อช่วงเวลาของรายการวาระสิ้นสุดลง ให้ไปต่อ อย่าลืมจดบันทึกสิ่งที่ได้ตัดสินใจและพูดคุยกันไว้ แต่ถ้าวาระการประชุมต้องใช้งบประมาณ 15 นาที ก็ควรใช้เวลา 15 นาที อาจจะน้อยกว่าแต่ไม่มาก หากคุณไม่ได้เป็นผู้จัดการประชุมที่เสียเวลาและเป็นเพียงเหยื่อ ทั้งหมดจะไม่สูญหาย เรียกผู้จัดงานเพื่อจัดเตรียมกำหนดการและการประเมินเวลา อยู่กับพวกเขาจนกว่าพวกเขาจะแสดงให้เห็นองค์กรในการกระทำของพวกเขา

แม้จะประชุมกันอย่างมีโครงสร้างดี แต่คุณก็ยังรู้สึกเหมือนเสียเวลาเปล่าไป ปัญหารากเหง้าของที่นี้อาจเกิดจากการที่คุณไม่มีความจำเป็นในการประชุม นอกจากการระบุสิ่งที่ควรเกิดขึ้นในการประชุม ผู้จัดควรระบุด้วยว่าใครจะทำอะไร ให้ผู้จัดจัดเตรียมรายการบทบาทสำหรับการประชุม พร้อมด้วยรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมที่จำเป็นและไม่จำเป็น อาจเป็นเรื่องง่ายๆ อย่าง “เจนจะแจ้งข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับงบประมาณ และจอห์นจะอธิบายการนำเสนอของคันนิงแฮม” จากคำชี้แจงนี้ชัดเจนว่าทั้งเจนและจอห์นต้องเข้าร่วมการประชุม คนอื่นๆ จะมีบทบาทในการรับฟังการปรับปรุงงบประมาณและเป็นผู้ฟังของจอห์น ดังนั้น ถ้าคุณรู้งบประมาณทั้งหมดและได้ยินการนำเสนอมาแล้วห้าครั้ง คุณอาจไม่จำเป็นในที่ประชุม ดังนั้นอย่าเข้าร่วม ให้คะแนนหนึ่งสำหรับประสิทธิภาพการทำงาน

3. รับการฝึกอบรม

หยุดการต่อสู้กับเครื่องมือของคุณ หยุดเสียเวลาต่อสู้กับ “คุณลักษณะ” ของรูปแบบอัตโนมัติใน Word เพียงขอความช่วยเหลือจากผู้อื่น มีแหล่งข้อมูลมากมายทางออนไลน์และที่ร้านหนังสือในพื้นที่ของคุณในทุกแพ็คเกจซอฟต์แวร์หลัก คุณยังสามารถเรียนหลักสูตรเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ที่มีปัญหานั้นได้ที่วิทยาลัยชุมชน ขอความช่วยเหลือจากสำนักงานของคุณเกี่ยวกับการสมัคร ถ้าเป็นผลิตภัณฑ์ Microsoft Office ให้ถามบุคคลที่เป็นมิตรกับชื่อ Administrative Assistant พวกเขาจะเป็นคนที่ได้รับค่าจ้างต่ำกว่า อยู่ภายใต้การชื่นชมของคนที่รู้จักทุกอย่าง และสำหรับผู้ที่ไม่อยู่ ธุรกิจจะประสบความตายอย่างกะทันหันและลุกเป็นไฟ (ถ้าจำวันพิเศษได้ปีละครั้ง จำวันเกิดหรือวันครบรอบไม่ได้แล้ว ให้นึกถึงวันที่ 4 มิถุนายน วันผู้ช่วยธุรการ แอดมินทั่วโลกพยักหน้าเห็นด้วย…) ผู้ช่วยฝ่ายธุรการคือ เป็นแหล่งข้อมูลที่ยอดเยี่ยมและมักจะรู้เคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ ทั้งหมดภายในแอปพลิเคชัน Office อย่าลืมว่าไม่ใช่แค่บุกเข้ามา พวกเขามีงานอื่นที่ต้องทำด้วยเช่นกัน อีเมลที่เป็นมิตรจะเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี

เมื่อคุณได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับแอปพลิเคชันที่มีปัญหานั้นแล้ว คุณอาจพบว่าฟีเจอร์ที่ครั้งหนึ่งเคยน่ารำคาญนั้นค่อนข้างฉลาดและมีประโยชน์ แน่นอน คุณอาจจะโกรธมากกว่านั้น แต่การอภิปรายเรื่องซอฟต์แวร์ราคาแพงที่เสียไปนั้นคงอยู่ได้อีกวัน

โดยสรุป ฉันหวังว่าคุณจะตระหนักว่าคุณสามารถควบคุมประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้ งานที่ไม่จำเป็นสามารถออกไปที่จุดผ่านได้ด้วยการทำงานเพียงเล็กน้อยจากคุณ และใครจะไปรู้ ด้วยงานพิเศษทั้งหมดที่คุณกำลังทำอยู่ตอนนี้ คุณอาจจะพร้อมสำหรับการขึ้นเงินเดือนครั้งต่อไป